Verwerkersovereenkomst

Partijen

Deze verwerkersovereenkomst (hierna: overeenkomst) geldt tussen:

• Breedfacilitair (Eenmanszaak), gevestigd te 4884 ME Wernhout, KvK 56045549, hierna: de verwerker; en
• de onderneming (de uitvaartonderneming of andere professionele klant) die via haar account in het beheerpaneel akkoord is gegaan met deze overeenkomst, hierna: de verwerkingsverantwoordelijke.

Deze overeenkomst hoort bij en maakt deel uit van de algemene voorwaarden en de overeenkomst over het gebruik van Afscheidsberichten.be. Zij komt tot stand doordat een beheerder van de onderneming in het beheerpaneel akkoord geeft; de datum, de versie en de betrokken gebruiker worden daarbij vastgelegd.

1. Definities

De begrippen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben in deze overeenkomst dezelfde betekenis, waaronder persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek). Met de dienst wordt het platform Afscheidsberichten.be bedoeld.

2. Onderwerp en rolverdeling

De verwerker verwerkt bij het leveren van de dienst persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen van die verwerking; de verwerker verwerkt uitsluitend in opdracht. De aard, doeleinden, categorieën betrokkenen en soorten persoonsgegevens staan in Bijlage 1.

3. Duur en beëindiging

Deze overeenkomst gaat in op het moment van akkoord en geldt zolang de verwerker op grond van de onderliggende overeenkomst persoonsgegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Beëindiging van de onderliggende overeenkomst beëindigt ook deze overeenkomst. Verplichtingen die naar hun aard doorlopen (zoals geheimhouding) blijven daarna gelden.

4. Instructies

De verwerker verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, waaronder deze overeenkomst en het normale gebruik van de dienst, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. De verwerker informeert de verwerkingsverantwoordelijke als een instructie naar zijn mening in strijd is met de privacywetgeving.

5. Geheimhouding

De verwerker houdt de persoonsgegevens geheim en zorgt ervoor dat personen die namens hem toegang hebben, tot geheimhouding zijn verplicht. Toegang is beperkt tot wat nodig is om de dienst te leveren.

6. Beveiliging

De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek en de risico's. Een overzicht van de maatregelen staat in Bijlage 2.

7. Subverwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers in Bijlage 3. De verwerker legt deze subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Bij een voorgenomen wijziging of toevoeging informeert de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke vooraf, zodat deze bezwaar kan maken.

8. Doorgifte buiten de EER

De verwerker geeft persoonsgegevens alleen door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor een passende waarborg geldt, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

9. Bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij:

• het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (zoals inzage, correctie of verwijdering);
• het nakomen van de verplichtingen rond beveiliging, datalekken en gegevensbeschermings­effectbeoordelingen (DPIA's).

Richt een betrokkene zich rechtstreeks tot de verwerker, dan verwijst deze door naar de verwerkingsverantwoordelijke.

10. Datalekken

De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat hij hiervan kennis heeft genomen aan de verwerkingsverantwoordelijke, met de informatie die nodig is om aan eventuele meldplichten te voldoen. De verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor een eventuele melding aan de toezichthouder en betrokkenen.

11. Audits

De verwerker stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en maakt audits mogelijk. Partijen maken vooraf afspraken over tijdstip, omvang en kosten; een audit verstoort de dienstverlening zo min mogelijk.

12. Teruggave en verwijdering

Na beëindiging verwijdert de verwerker de persoonsgegevens, of geeft hij deze terug, naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een wettelijke bewaarplicht bewaring vereist. Rouwkaarten worden na beëindiging offline gehaald en de bijbehorende gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd.

13. Aansprakelijkheid

Op deze overeenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van toepassing, voor zover de privacywetgeving dat toelaat.

14. Slotbepalingen

Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft. De verwerker mag deze overeenkomst aanpassen, bijvoorbeeld door wetswijzigingen; bij een inhoudelijke wijziging wordt een nieuwe versie gepubliceerd en wordt opnieuw om akkoord gevraagd. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Bijlage 1 - Overzicht van de verwerking

Doeleinden

Het opslaan, beheren en tonen van online rouwkaarten en het verwerken van condoleances, als onderdeel van de dienst.

Categorieën betrokkenen

• overledenen;
• nabestaanden en anderen die op een rouwkaart worden genoemd;
• bezoekers die een condoleance achterlaten;
• medewerkers van de onderneming die het beheerpaneel gebruiken.

Soorten persoonsgegevens

• de inhoud van de rouwkaart (afbeeldingen, teksten en gegevens die de onderneming aanlevert, zoals naam en data); de onderneming bepaalt zelf welke gegevens zij plaatst;
• naam en bericht bij een condoleance;
• een versleutelde, niet tot een persoon herleidbare bezoekerscode en beperkte, geaggregeerde bezoekstatistieken;
• account- en contactgegevens van medewerkers van de onderneming.

De inhoud van een rouwkaart of condoleance kan bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld gegevens over levensovertuiging of gezondheid). De onderneming is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de rechtmatigheid hiervan en voor de toestemming van betrokkenen.

Bewaartermijn

Zolang de kaart online staat en zolang de dienst wordt afgenomen; daarna conform artikel 12.

Bijlage 2 - Beveiligingsmaatregelen

• versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het verkeer;
• wachtwoorden worden uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen;
• tweestapsverificatie beschikbaar voor accounts, af te dwingen per onderneming;
• toegang op basis van rollen en beperkt tot wat nodig is;
• rouwkaarten kunnen worden afgeschermd met een onraadbare link, een wachtwoord en een verloopdatum, en worden niet geïndexeerd door zoekmachines;
• bezoekstatistieken worden privacyvriendelijk en niet herleidbaar vastgelegd.

Bijlage 3 - Subverwerkers

Subverwerker	Doel	Locatie
Site.nl (Nederland)	Hosting van de applicatie, opslag van gegevens en e-mailpostbus	Nederland (EER)
Mailjet (Mailjet SAS, EU)	Verzending van e-mail vanuit de applicatie (facturen, meldingen)	EER
Cloudflare, Inc. (VS/EER)	DNS, infrastructuur en anti-spamcontrole (Turnstile) op het contactformulier	VS/EER (met passende waarborgen)

Contact

Vragen over deze verwerkersovereenkomst? Neem contact op met Breedfacilitair via info@afscheidsbericht.nl. Zie ook onze privacyverklaring.