Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Afscheidsberichten.be is een dienst waarmee uitvaartondernemingen een rouwkaart online kunnen delen. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens bij het aanbieden van die dienst en van deze website (afscheidsberichten.be).

De verwerkingsverantwoordelijke is:

[Bedrijfsnaam] ([rechtsvorm, bv. B.V. / eenmanszaak])
[Straat en huisnummer]
[Postcode] [Plaats], Nederland
KvK: [KvK-nummer] · Btw: [Btw-nummer]
E-mail: info@afscheidsbericht.nl

2. Onze twee rollen

Bij deze dienst verwerken wij persoonsgegevens in twee verschillende rollen. Het is belangrijk dit onderscheid te maken, omdat het bepaalt bij wie u voor welke gegevens terecht kunt.

a. Als verwerkingsverantwoordelijke

Voor de gegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering gebruiken, bepalen wij zelf het doel en de middelen. Dit betreft de gegevens van bezoekers van deze website, mensen die contact met ons opnemen, de accounts van uitvaartondernemingen die de dienst afnemen, en onze facturatie.

b. Als verwerker

De inhoud van een rouwkaart (zoals de gegevens van de overledene en eventuele nabestaanden) en de condoleances die bezoekers achterlaten, verwerken wij in opdracht van de uitvaartonderneming. Die uitvaartonderneming is voor deze gegevens de verwerkingsverantwoordelijke; wij treden op als verwerker. Hierover maken wij met iedere uitvaartonderneming afspraken in een verwerkersovereenkomst. Wilt u gegevens op een specifieke rouwkaart laten corrigeren of verwijderen, neem dan contact op met de betreffende uitvaartonderneming.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarom

Contactformulier

Als u het contactformulier invult, verwerken wij uw naam, e-mailadres, en (indien opgegeven) uw organisatie en telefoonnummer, uw bericht en uw IP-adres. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om op uw vraag te reageren.

• Grondslag: uw toestemming en ons gerechtvaardigd belang om reacties af te handelen.
• Bewaartermijn: zo lang als nodig om uw vraag af te handelen, daarna verwijderen wij de aanvraag.

Accounts van uitvaartondernemingen

Medewerkers van een uitvaartonderneming krijgen een account om kaarten te beheren. Wij verwerken hun naam, e-mailadres, een versleuteld (gehasht) wachtwoord en, indien ingeschakeld, gegevens voor tweestapsverificatie.

• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de uitvaartonderneming.
• Bewaartermijn: zolang het account actief is; na beëindiging verwijderen wij het account.

Facturatie

Voor het factureren van onze dienst verwerken wij de bedrijfs- en contactgegevens van de uitvaartonderneming en de gegevens die op de factuur staan.

• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke (fiscale) bewaarplicht.
• Bewaartermijn: facturen bewaren wij 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht.

Inhoud van rouwkaarten (als verwerker)

Op een rouwkaart kunnen staan: de naam van de overledene, geboorte- en overlijdensdatum, een ondertitel of tekst, en de afbeeldingen van de kaart. Deze gegevens worden door de uitvaartonderneming aangeleverd. Wij verwerken ze alleen om de kaart op te slaan en te tonen aan degenen met wie de kaart gedeeld wordt.

• Grondslag: bepaald door de uitvaartonderneming (verwerkingsverantwoordelijke); wij verwerken in haar opdracht.
• Bewaartermijn: zolang de kaart online staat. Een kaart kan een verloopdatum hebben en wordt op verzoek van de uitvaartonderneming verwijderd.

Condoleances (als verwerker)

Als een uitvaartonderneming condoleances op een kaart toestaat, kunnen bezoekers een naam en een bericht achterlaten. Berichten worden pas getoond nadat de uitvaartonderneming ze heeft goedgekeurd. Wij vragen hierbij géén e-mailadres.

• Grondslag: bepaald door de uitvaartonderneming; wij verwerken in haar opdracht.
• Bewaartermijn: zolang de bijbehorende kaart online staat.

Statistieken over kaartbezoek

Om de uitvaartonderneming een indruk te geven van het aantal bezoeken, houden wij beperkte, geaggregeerde statistieken bij: het aantal weergaven en openingen, het type apparaat (mobiel, tablet of desktop) en de externe website waarvandaan iemand kwam. Wij slaan hierbij geen IP-adressen op. Om unieke bezoekers te kunnen tellen zonder iemand te identificeren, gebruiken wij een versleutelde code (hash) die dagelijks wisselt en niet tot een persoon herleidbaar is. Op rouwkaarten staan geen trackingcookies of trackers van derden. Ingelogde beheerders worden niet meegeteld.

• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (en dat van de uitvaartonderneming) bij inzicht in het bereik, op een privacyvriendelijke manier.
• Bewaartermijn: gekoppeld aan de kaart; de gegevens worden met de kaart verwijderd.

4. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken alleen functionele en strikt noodzakelijke technieken. Wij plaatsen géén tracking- of advertentiecookies.

• Een sessiecookie om de website te laten werken en, bij een beveiligde kaart, te onthouden dat u het wachtwoord correct heeft ingevoerd.
• Lokale opslag in uw browser om uw voorkeur voor de lichte of donkere weergave te onthouden.
• Op het contactformulier gebruiken wij Cloudflare Turnstile om spam en misbruik tegen te gaan. Hierbij kan Cloudflare technische gegevens (zoals uw IP-adres) verwerken om te bepalen of u een mens bent. Dit is geen reclame-tracking.

5. Delen met derden en verwerkers

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen wel dienstverleners (verwerkers) in die ons helpen de dienst te leveren. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Het gaat onder meer om:

• Hosting: [Hostingpartij, bv. naam + land] - voor het hosten van de applicatie en de opslag van gegevens.
• E-mail: [E-mail-/verzendpartij] - voor het verzenden van e-mail.
• Cloudflare: Cloudflare, Inc. (VS/EER) - voor DNS, infrastructuur en de anti-spamcontrole op het contactformulier.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De belangrijkste termijnen staan hierboven per categorie vermeld. Kort samengevat:

Gegevens	Bewaartermijn
Contactaanvragen	Tot de vraag is afgehandeld
Accounts	Zolang het account actief is
Facturen	7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Kaartinhoud, condoleances en statistieken	Zolang de kaart online staat

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Zo verloopt al het verkeer via een versleutelde verbinding (HTTPS), bewaren wij wachtwoorden uitsluitend versleuteld (gehasht), bieden wij tweestapsverificatie voor accounts, en kunnen rouwkaarten worden afgeschermd met een onraadbare link, een wachtwoord en een verloopdatum. Rouwkaarten worden niet geïndexeerd door zoekmachines.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, en om bezwaar te maken tegen of de verwerking te beperken. Ook kunt u vragen om uw gegevens over te dragen. Voor gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, kunt u hiervoor bij ons terecht via de contactgegevens onderaan.

Gaat het om gegevens op een specifieke rouwkaart of om een condoleance? Dan is de uitvaartonderneming de verantwoordelijke. Richt uw verzoek in dat geval aan die uitvaartonderneming; wij ondersteunen hen daarbij waar nodig.

9. Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, dan zoeken we samen naar een oplossing. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

11. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact op met [Bedrijfsnaam] via info@afscheidsbericht.nl.